不管是学生、是教师、是行销、是秘书…都曾为制作PPT而花了好多时间和心思,当被问起为什么要做PPT时,许多人可能会表示是在完成任务,但其实最终目的都是为了清晰传递讯息。

打从大学时期,直到开始工作,大部分人都会为了呈堂(presentation)而使用PowerPoint(以下简称PPT)软件。

然而懂得“操作”PPT和“设计”PPT是截然不同的两回事。相信我们都会在上课或是别人做报告时,看著沉闷的PPT设计而对整个报告环节提不起兴趣,有时甚至会对之不忍直视,扪心自问,自己又曾否想过用心设计出好看的PPT呢?

在今年的TEDx茨厂街的年会,主办方邀请陈劭康为主讲人修改演说PPT,给观众带来更优质的观感体验。
在今年的TEDx茨厂街的年会,主办方邀请陈劭康为主讲人修改演说PPT,给观众带来更优质的观感体验。

PPT设计爱好者陈劭康通过自身学习,从文字、图片和配色切入,认为懂得从判断排版、配色、字形与字体运用,才能够设计出简单而好看的PPT。“用糟糕的PPT进行汇报或演讲,相等于穿著皱巴巴的衬衫去面试或见客,不仅无法有效把点子传递给观众,也打击讲者的专业形象。”两年前,他在面子书开设大马首个PPT设计的专页“Ace Slide Design”,分享相关知识技巧与开课之外,在一年内登上Tedx茨厂街(Tedx Petaling Street)舞台,分享PPT设计心得,也为不少单位制作PPT。

辅助工具 演说亮点

PowerPoint(以下简称PPT)是全世界使用最广泛的演示工具。有数据表明,这款所向披靡的演示工具已经安装到全球大约10亿台电脑里,每天生成的PPT演示文稿更达到惊人的3000万份。对PPT爱不释手、自学成才的陈劭康,两年前创立大马首个关于PPT设计的面子书中文专页——“Ace Slide Design”,分享相关知识与技巧。

“从大三开始,我就意识到自己对制作和设计PPT有兴趣。我发现,虽然大家都懂得操作PPT,却并不是每个人都能够完全发挥它的优势与功能。在课堂上,我总是感觉到大家的PPT呈堂都很闷,于是开始思考如何设计出好看的PPT。”陈劭康会参考和解构网上的漂亮模板,观看不同企业使用PPT的产品发布会,也会阅读设计类的文章与书籍。“我花在专研PPT的时间越来越多,而自己制作的PPT开始受到身边人的好评,也萌生了小小的成就感。”

在今年的TEDx茨厂街的年会,主办方邀请陈劭康为主讲人修改演说PPT,给观众带来更优质的观感体验。
在今年的TEDx茨厂街的年会,主办方邀请陈劭康为主讲人修改演说PPT,给观众带来更优质的观感体验。

经过长时间的研究与自我训练,他领悟出原来PPT不止要懂得设计,还需具备制作PPT的思维和构思。“一份优秀的PPT,能让观众更容易吸收你想要表达的内容,同时显示出你对演说课题的了解、分析、解构与巧思。很可惜的是,很多人低估了它的重要性,导致我们日常所接触到的PPT都是密密麻麻的文字,或奇怪的排版、刺眼的配色等。就连大学讲师、政党人物、企业老板做出来的PPT也让人不敢恭维。”

这两年里,陈劭康曾主办两次PPT设计工作坊。“参与者主要是就职人士,或许是工作促使他们意识到这门技能的重要性。”如今,好些单位如大东方人寿公司、马来亚大学工程系都曾邀请他为员工、学生上课。“一些诊所医生时常要往外进行研讨会分享,也会找我帮他们设计一套符合诊所形象的PPT。”去年,他更站上TEDx茨厂街舞台,分享多年来对设计PPT的心得,今年则受邀让为之修饰讲座PPT。

“从中学到大学,我看过很多使用PPT软件的教学或作业呈堂,总觉得他们没有办法抓住听众的心。于是,我开始思考如何善用和完全发挥PPT的功能,让它成为我演说时的亮点。”
“从中学到大学,我看过很多使用PPT软件的教学或作业呈堂,总觉得他们没有办法抓住听众的心。于是,我开始思考如何善用和完全发挥PPT的功能,让它成为我演说时的亮点。”

一切从简、好图胜千言

谈起多年的PPT设计心得,陈劭康强调PPT讲求吸引观众目光,要达到这个目的,核心原则是一切从简。“把无谓的东西全都去掉。其实许多人不是没有时间做好PPT,而是花了太多时间画蛇添足。以用色为例,人们以为颜色用得越多效果越好,其实这是大忌!建议初学者顶多用3个颜色就够了。”

除了文字要精简,也要限定字体的使用,种类多了只会显得凌乱。在配图方面,他强调不需要放太多图片。“我相信一张好图可以抵过10张不好的图片。为了达到极简效果,可尽量用图像代替文字说话。”有些时候,PPT的确免不了呈现较长的文字篇幅。“比如讲师教学和研讨会,这类型的PPT呈现需要大量学术字眼。即便如此,设计者也应该懂得把文字归纳得整齐,并且善用排版方式,包括字体大小的安排也要有讲究,这些元素都会直接影响PPT的整体观感。”

无论是商务场合或是学术场合,人物介绍是PPT常见页面。陈劭康强调,首先要注意照片中人物的比例大小,如果都是一致的,就会形成初步的协调感,让人看起来更整齐大气。“分享一个小窍门,大家可以在PPT中拉出3条参考线,分别对齐头顶、眼睛和下巴,再以此裁剪照片,便可以得到比例接近的头像图了。”
无论是商务场合或是学术场合,人物介绍是PPT常见页面。陈劭康强调,首先要注意照片中人物的比例大小,如果都是一致的,就会形成初步的协调感,让人看起来更整齐大气。“分享一个小窍门,大家可以在PPT中拉出3条参考线,分别对齐头顶、眼睛和下巴,再以此裁剪照片,便可以得到比例接近的头像图了。”

他不忘提醒,在设计PPT之前应该先了解自己要表达的内容脉络。“这就像写作文,先想好脉络再动笔,而不是想到什么就加入什么,这尤其是许多大学生的通病。”他坦言,其实许多PPT设计技巧大家都会用,只是没想过可以怎么发挥。“我认为多数人不会主动搜寻真正好看的PPT。想要呈现好设计,先要具备审美能力。设计者必须开拓自己的眼界,多上网看看更优秀、更具有架构性的PPT设计例子。看多了,自然会懂得分辨什么是好看的PPT。”

在课业上或职场上,一个好看的PPT并不一定能带来直接的帮助,但绝对能为看官留下良好印象。“就好比你去面试,虽说能够被面试官录取有许多的考量,但外在仪容和形象管理会是加分元素。对我而言,一个好的PPT就等于呈现一个良好形象,形象不好必然会让人给你扣分。”

大选期间,陈劭康见许多政客的PPT宣传而自己亲自动手修饰,“数字难以给人实感,若把数字转换为图表或是图像,会带来截然不同的感觉,大家接收讯息的速度也比较快。”
大选期间,陈劭康见许多政客的PPT宣传而自己亲自动手修饰,“数字难以给人实感,若把数字转换为图表或是图像,会带来截然不同的感觉,大家接收讯息的速度也比较快。”

如今,他观察到国人越来越重视PPT设计。“过去两年,有越来越多人请我给他们开讲或分享,由此看出大家想对PPT设计了解更多。当中最鲜明的例子便是TEDx茨厂街,今年更是史无前例地请我为每一位主讲人的分享会PPT进行修饰与改善,这算是非常大的突破了。”

至于站上TEDx茨厂街舞台分享PPT心得,观众的回馈是非常新鲜,“他们从未听说过国内有人正在研究和教授制作PPT。根据主办单位的数据显示,我当天的分享环节相对受欢迎,或许是因为TEDx茨厂街参与者大多数属于学生群体,而我所分享的内容,和学生距离比较贴近,让他们感觉到原来自己经常使用的工具可以很好玩。” 

若要设计出好看的PPT,先要具备一定的审美能力。陈劭康表示自己会在业余时间时动手解构和分析别人的作品。
若要设计出好看的PPT,先要具备一定的审美能力。陈劭康表示自己会在业余时间时动手解构和分析别人的作品。

非设计本科 也能做出PPT佳作

大家或许会认为陈劭康的工作想必与设计有关,而他的正职其实是律师。“由此证明,就算不是专业设计师,也能制作出好看的PPT。”

PPT设计在马来西亚并不流行,更不用说专业的设计工作室了。一般上,我国的PPT设计由平面设计师兼任,但他们往往习惯自设计软体Ai或PS导出成品再放入PPT中,导致许多客户无法自行在PPT进行修改和编辑。陈劭康透露,PPT设计在国外是一门独立的设计领域,不止有许多“PPT达人”在做网上教学,也有不少专业的PPT设计工作室,专门接大公司的项目。“在相关官方网页上,还会不定期上载作品,在我灵感枯竭时都是很好的参考,像是美国加州的Duarte、丹麦的24Slides、法国的Slidor、美国纽约的Modicum等等。”

图为陈劭康在创立Ace Slide Design后首次的《PPT进击之道》工作坊,给学员从PPT内容、排版、图片、文字、配色、形状到呈现上一门课。
图为陈劭康在创立Ace Slide Design后首次的《PPT进击之道》工作坊,给学员从PPT内容、排版、图片、文字、配色、形状到呈现上一门课。

他坦言,大马人不注重PPT设计,认为PPT设计非常容易,“大部分人就只是把字丢进去,放一点图片在旁点缀,而没有考虑到观众或读者的观感体验。”他之,PPT在我们小学上电脑课时曾接触过,过后也就没有一个正规的系统训练。“想学Photoshop、Adobe或Exel,市场上都有相应课程,唯独缺了PPt设计课程。”问他在推广PPT设计时遇到的挑战?陈劭康表示:“其实还好,因为我暂时并没有打算把它变成我的全职,会做这么多也是纯属个人的业馀兴趣。”