有效规划工作时间

你是否总觉得被眼前堆满的工作，和即将到来的工作交付日压得喘不过气？曾有研究表示，很多人因为时间管理能力不佳，却在有限的时间内接下很多工作，使自己到头来陷入无法如期完成的恶性循环。透过以下4个有效安排日程的方案，可帮助提升工作效率，不再成为工作交付日的俘虏。

【方法1】优先处理3件事

在规划每日需完成的事项时，绝对要清楚大多数人都有一个通病──相信自己能够做完很多事，而后总在清单上列了太多不可能在时间内完成的事项。与其好高骛远的安排，最后导致任务未完成、挫折感排山倒海而来，不如先尝试评估每件事的优先顺序，并根据它们的重要性与紧急程度，排出当日最重要且最需要完成的3件事。当然，这并非意味只需做这3件事，而是透过一层标准的过滤，让人对各项工作所预计花费的时间安排更具掌控力，且在时间取舍上也以那3件事为主。毕竟把重要的几件事尽力做到完美，远比兴高采烈地排定了10件事，最后勉强而零落做到6件事还要来得有效率。

【方法2】运用“减法哲学”

你是否也经常有过这样的想法──“我应该能再多做一点事？”，或总是尽自己可能地把日程塞满工作，但令人沮丧的是，你愈是想多做，效率便愈会随之下降，做事的品质自然可能也不如预期。毕竟人不是机器，无法长时间高效能地工作，为了不让忙碌扼杀效率，建议可以换个思维。利用“减法哲学”，开始思考“哪件事不一定要我做？”，再把那些真正有价值且必须由你负责的工作留下来，多用“删除”、“自动化”和“指派”这些动作，避免过多任务打乱了工作节奏。

【方法3】适时拒绝新任务

如何说“不”，是每个人都得学的事情。我们时常为了顾及礼貌或不好意思拒绝别人的请求，而把太多难负荷的工作揽在身上，最后导致事情做不好、自己又累坏的窘境。只是，究竟要如何避免说“不”所可能产生的尴尬呢？其实，与其“对人说不”，相比之下“对工作说不”要来得简单多了。建议可以透过清楚解释自己为何无法接下这个任务，并让对方以你的立场思考，将能有智慧地避免别人的误解或负面观感。

【方法4】预算更多时间

当我们在规划工作清单时，后头一定都会标注该工作所需花费的时间，但许多人常犯的错误就是低估了时间，高估了自身专注力！延迟或未完成并不一定代表你的能力不足，常常只是因为所定的时间不够精确，太过于理想化与机械式地分割各时段，然而事实却不见得如人所愿。因此最好在每个优先任务所花的时间中，加上15到30分钟超过时间的可能，这些考量状况可能是分心、紧急事项或突然要参加会议等，为自己预留30分钟至2小时的缓冲时间，才能让时间规划更为实际。

成功者的特质便是勇敢做梦并把梦做大，尽管不切实际却也能让自己充满干劲，然而实践梦想又是另一回事，唯有透过实际且贴近真实的时间规划方式，才能一步一步为将来的成功铺路！