科学布置年度计划　今年努力不白费

鼠年伊始，大家都过得跟老鼠一样，因疫情爆发躲在家里不敢出门；来到牛年，大家总盼望可以牛气冲天，跟牛一样埋头苦干，刻苦耐劳，把上一年错过的遗憾给弥补回来。一年之计在于春，来到2021辛丑年，何不善用一些管理学和心理学方式，帮助自己制定今年的年度计划，让今年的努力不白费。

“疫情打乱原本的计划，对我来说正好是将斯多葛学派的思维方式学以致用的好时机——既然疫情不受我控制，那么我就不应该多花任何一点精力在疫情这件事情上。”26岁的台湾产品经理翟晟，6年来以管理学的“目标和关键成果”（Objectives and Key Results，简称OKR）方式来制定年度目标的实践者。虽然年纪轻轻，却早已按照OKR的指标，整理出自己每一年的目标，逐一完成。

提起制定年度计划，他笑说自己早年也跟许多人一样，年初制定了目标，转眼就抛诸脑后，并没有完成。等到来年要重新制定计划时，又重蹈覆辙。“后来我发现，怎么每年的目标都一样，所以痛定思痛，觉得必须找到合适的方式来改善自己的情况，便开始研究时间管理的方式。”2015年，他开始大量阅读时间和目标管理书籍，获得不错的成效，更用一年的时间进行摸索，最后找到了适合自己的方式——OKR。

未来计划不局限于一年

由英特尔（Intel）公司创始人安迪葛洛夫（Andy Grove）发明的OKR，其实是一套定义和追踪目标及其完成情况的管理工具和方式，一般被企业用于进行目标管理。这是简单有效的管理系统，能将目标从上而下贯穿到基层，由英特尔制定后，再被引入谷歌，随后广传开来，成为企业广用的管理方式之一。关键绩效指标（英语：Key Performance Indicators，简称KPI）与OKR一直被外界作为比较，但翟晟认为两者并不相同，最大的差异在于高认知能力。“软体开发工程师的工作目标应该怎么定制？用KPI的话可能是需要写1万行的程式码，但编码并不是越多越好，而是crash（指运行出错）越少越好。这种需要高认知的工作就是适合采用OKR来指定。而需要达到明确销售额的销售员工作则适合采用KPI来制定。”他将KPI和OKR比喻成地图和指南针，前者就像是一幅地图，让执行者知道明确的目的地；后者则像是指南针，只有方向却不知终点在哪里。

“我是一个爱折腾、闲不下来的人。有时候会忽然很想学这个、做那个，但我很清楚自己只有三分钟热度的毛病，因此我一般不会马上把想做的事情变成目标，而是过一段时间再决定。”他分享，自己有一个看板，会将想做的事情先记录在上面，到每年的第四季度要制定第二年的年度计划时，再来重新审视自己是否还想继续做这些事。“当然，过程中我还是会有冲动很想做某些事，但我知道自己开了头并不一定能结尾，因此会一直提醒自己：“能把今年的目标做完已经很不错了”，让自己专注在今年的目标上。”

他指出，看板上的事情并不限于隔年想做的事，而是会考虑未来年想做的事。“22岁大学毕业在当兵的时，我已经在思考25岁的自己要在哪里、做什么、达到什么成绩。现在回头看，发现自己的执行状况不错，如果没有规划的话，那我就不会有现在的成就。”每一年制定该年的年度计划，他同时也会思考接下来5年的打算，让自己的未来有更明确的方向。

以减法制定计划

每个人都喜欢加法，翟晟却以减法为制定计划的原则。虽然每年都有很多目标，但他会为自己设一个主轴，再从主轴去做延伸，将靠近主轴的事靠前，与主轴无关的事靠后，就能确保自己能率先完成主要的目标。“一年里可以做的事情很多，但同一个时期，我只会做一件事。”他举例，作为软体开发产品经理，他想学编码，又想学数据分析工作，但不会同一时间进行两项脑力工作，而是在完成其中一项后，再继续另一项。不过，在进行脑力任务的同时可以进行体力任务，也就是说这个月的脑力活只做编码，同时还可以做一项体力活，例如：健身。

“每个人都有自己想做的事，但最困难的是执行。”说易行难，相信许多人都曾经历过制定完目标就半途放弃或是忘记此事的经历，翟晟建议用纸笔写下自己要做的事，然后经常回顾，让自己能预览接下来要做的事，并且评估进行中的事。“回顾，是让你看看自己的进度，是高于或是低于自己的目标，从而达到提醒的作用。”

把目标拆成小块

翟晟习惯将自己的目标分为1.1、1.2、1.3等小区块，然后再以与其他目标搭配进行。“我会把一年的目标拆小，年拆月、月拆周，然后再按照每周的时间去分配那个星期需要完成的进度，分配成一天天的任务。”他指出，拆分的关键是将目标从从高认知复杂度变成低认知复杂度，把规划和执行分开。以写作为例，需要先想要些什么、是否有人想看等问题，想过之后才动笔，就能逐渐靠近目标。“很多时候是目标太大，如若没有规划，在实施的过程就会很痛苦。”

他分享，可善用市场上各种App来辅助规划，就如他会采用倒数计时App来看自己剩下多少时间去完成今年的目标。“新年刚到，很多人会有今年才开始的感觉，但实际上今年只剩下86.3%的时间（指访问当天），其实已经过了很多天。”他认为用这样的方式就能不断警惕自己要抓紧时间去完成任务。

需适时放松 张弛有度才能持久

长时间的高效运作容易让人感到身心疲惫，在特别劳累的时候也可以缓一缓，放松一下自己，才能做到张弛有度。“刚开始我还特别买了智能手表，将自己的时间分成15分钟一段，设下了每一个时间需要做的事，但只要一件事被延误，其他事情也会跟著无法达成。”他表示自己曾经败在偏锋的规划上，刚开始也不懂需要让自己休息，在摸索了一段时间后才发现这样的计划需要有弹性才能走得更长远。“有些意外是你不能预测的，譬如生病了怎么办？加班怎么办？”

他提醒大家计划一定会有变化，因此需要将变化记录下来，不为“交功课”，而是让自己知道时间不会按规划来走，如此能让自己在下个月避免犯下同样的错误。在拆分目标后，可在每个月底进行审视，再按照当时的进度去调整，如若这个月完成不了，就挪到下个月继续完成；若是超前完成则可另外再安排其他事情。

平衡工作与生活

“OKR并不要求制定者在时间周期结束的时候要达成100%，否则就代表目标设得太低了。”他指出，谷歌在采用这套指定方式时，达成率平均仅有70-80%，挑战不过高，却仍需保持一定的挑战性。翟晟并不会强求自己完成所有目标，只会尽量争取达到70%，而搁置未完成的计划则会带到明年去完成，尽力而为。

爱因斯坦说：“人生就像骑脚踏车，为了保持平衡，你必须一直前进。”在进行了年度计划数年，他有一个醒悟——时间只有一个，无法将工作与生活完全分开。“很多人想把工作和生活完全分开，所以当加班的时候，就会有一种工作侵占了生活的压力，加上生活上有各种突发状况，让人产生‘工作时间太长’的压力。”他非常赞同爱因斯坦说的话，认为两者不能分开，要保持平衡，有时工作多一点，有时生活多一点。只要保持弹性心态，再有规律地做规划，就能慢慢接近目标。

【临床催眠治疗师古健荣】年度计划要点：有益、掌控、观想

想做的事很多，能用的时间太少，相信是许多人在做年度规划时的想法，同时也有不少人在定制目标后便不了了之，究竟要如何才能完好地制定有效的年度计划呢？临床催眠治疗师古健荣表示，制定年度计划有三大要点：有益、掌控和观想。许多人都有一个共同盲点——不深究这些目标是否对自己有益。所谓的有益，指的不是收支利益，而是对自己当下的情况是否有利。

“有些目标是以弥补遗憾的心理来设置的。”他以买新车为例，有些人将购买新车列为年度目标，是人生的里程碑，只要有做到便是“对得起”自己。然而，在疫情冲击下，“对得起”自己的目标未必对当下的情况有帮助，在疫情冲击下，收入下降，或许仍能负担一辆车子的贷款，但必定经济吃紧，给自己的生活带来压力。“在设置目标的时候，需要看这个目标是否适用，对自己的现况可有帮助，才是最重要的。”

其次，在设置目标时可参考掌控点理论（Locus of control），先看看自己的目标是否在自己的掌控范围内。掌控点受外在和内在因素影响，譬如设定今年加薪为目标，内在因素是自己可掌控的部分，包括努力工作、提升业绩等；外在因素则是不受自己掌控的因素，包括公司业绩整体下滑、同事之间的合作关系、老板的态度等。古建荣指出，当设置的目标的掌控点不高，只能靠外在因素决定，将可能在无法达成目标时萌生自己一无是处、一事无成的想法，影响自己接下来的走向。“这些心理压力严重的话甚至会导致心理创伤。”他解释，心理创伤并非只有严重事故如天灾人祸等才会造成，核心羞耻（core shame）也会产生与心理创伤相似的效果。当人的自我价值观变低，产生自我否定时，就会累计不同的心理状况，或可演变成心理创伤。

最后是观想，这里说的不仅是想像自己的达成目标后的变化，还有达到目标的过程。研究指出思考达到目标的过程的人比只思考目标的人，更容易达成目标。“一个想要减肥的人不仅需要想自己瘦下10公斤后的样子，还要想自己的生活习惯需要有什么改变、吃什么、做什么运动等。”想好过程后，还需用纸笔记录下来，在记录的时候会运用到左脑，掌控理智的左脑能帮忙梳理整个流程和可及性，从中巩固计划，同时可作为追踪目标的工具。

SMART原则明确方向

要设定目标，必须要有明确的方向，古健荣认为采用目标管理的SMART原则能帮助大家更清楚自己的方向。

S——明确性（Specific）
明确地表达出需要达成的标准。
例子：提升英语水平
这类目标并不明确，提升英语水平可以是能看懂英文电影、能看完一本英文小说，考试得多少分等。因此可以将目标设置得更明确一些，譬如在年底的时候托福考试得到特定分数，就能增加明确度。

M——衡量性（Measurable）
衡量性必须是明确的数据，如若该目标没有数据可依据，则可自己为目标设立一个测量数字。
例子：强催眠技能必须达到6分以上
催眠技术的范围宽广，倘若为自己设下增强催眠技术的目标，就可以为自己设立测量数字。譬如在完成学习后，认为自己能处理多少顾客个案，从0-10分给自己评分。

A——可实现性（Attainable）
目标必须是可让人实行或达到的。如若该目标存在太多不确定性，最终没有完成则会给自己很多推脱的借口。
例子：中100万彩票
这类目标并没有实现性可言，只能靠运气来决定。倘若换成一年存1万令吉，则是可实现的。

R——现实性（Realistic）
在可实现之后，目标也必须是符合现实，可达成的，否则将使实施者感到痛苦。
例子：一年存5万令吉
对于一个月薪仅有4000令吉的人来说，达到5万令吉的存款目标是可实现但不现实。扣除储蓄和日常生活开销，当事人每月可能仅剩下数百令吉的零花钱，苦哈哈的日子会让人多有挫败，最终不达标。

T——时限性（Time-based）
明确的时间限制才能进行考核，对自己的进度有一定的掌控。
例子：今年瘦下10公斤
立下这个目标的人必须在12个月里瘦下10公斤，透过计算自己每个月需要瘦下多少，能有计划地去安排该如何实施。每月达标时也能达到鼓舞作用，让人觉得自己距离目标更进一步。

小贴士
1.设置目标时可以借用身边的人或社交媒体来达到目标。例如：寻找健身伙伴一起健身或在社交媒体上公布自己要做的目标。
2.设立的目标有一定的难度，但难度不会遥不可及，否则会让人萌生放弃的念头。
3.从一个目标开始延申其他小目标，譬如今年存1万令吉，就可以延伸出每月少买一个奢侈品、每月多存100令吉等小目标。
4.目标无需太多，秉持重质不重量的心态。